Beruflich greifen wir als Kommunikationsweg häufig zu einer E-Mail: schnell getippt, Verteiler großzügig angelegt, Verantwortung dadurch verringert: Anrede, Rechtschreibung, Grußformeln – alles egal, Hauptsache die Botschaft geht raus. Senden. Klick. Fertig. Das Problem: die Etikette für einen guten Ton im E-Schriftverkehr kommen zu kurz. Deshalb hier ein paar Tipps, welche Sie spätestens ab jetzt beachten sollten:
- Empathie & Manieren:
E-Mails sind auf der einen Seite sehr nützlich um zB Gespräche zu dokumentieren, alle beteiligten Personen auf den gleichen Kenntnisstand zu bringen, aber auch als Nachweis. Oftmals kann durch eine flüchtig versandte Mail aber auch Unmut und Unstimmigkeit entstehen (impulsive Rückmeldung, falsche Anrede, Tippfehler, etc.)
Die Knigge-Grundregeln lauten stets: Versetzen Sie sich zuerst in die Lage des Anderen (somit des Empfängers)! Wie könnte das Geschriebene und die E-Mail auf sie oder ihn wirken? Zum guten Ton gehört es sich, die E-Mail noch einmal durchzulesen. Achten Sie dabei auf folgende Punkte:- Anrede?
- Tonalität?
- Grammatik? (verlassen Sie sich nicht blind auf die Autokorrektur)
- Interpunktion?
- Orthographie?
- Grußformel?
- Signatur?
- keine Emoticons verwenden – ein absolutes Tabu in geschäftlichen E-Mails, da diese zu verspielt und unprofessionell wirken
- Fassen Sie sich kurz:
In der Kürze liegt bekanntlich die Würze: viele ertrinken in der täglichen Flut an E-Mails. Jede unnötige und dazu noch unnötig lange E-Mail klaut unsere kostbare Zeit. Dies beginnt schon bei der Formulierung des Betreffs: der Adressat muss auf den ersten Blick erkennen können, worum es in der Mail geht. Achten Sie zusätzlich auf folgende Punkte:- Schreiben Sie kurz: ganz nach der Regel: So viel wie nötig, so wenig wie möglich. Wenn Sie zu ellenlange Ausführungen und verschachtelte Sätze schreiben, im schlimmsten Fall ohne Absätze, werden viele Ihre E-Mails gar nicht erst lesen.
- Drücken Sie sich klar aus: Verzichten Sie auf übermäßig viele Fremdwörter, Denglisch-Wortschöpfungen und extremes Fachchinesisch. Machen Sie es dem Empfänger durch eine klare Sprache und klare Sätze leichter. Kommen Sie mit verständlichen Wörter, wenn möglich ohne kreative Abkürzungen, die keiner kennt, auf den Punkt.
- Bleiben Sie freundlich: Auch wenn Sie sich kurz halten, gehören eine höfliche Anrede und eine freundliche Verabschiedung zur Grundvoraussetzung. Verzichten Sie zusätzlich auf VERSALIEN (=alles in Großbuchstaben) und unnötig viele Ausrufezeichen. Dies kann nämlich vom Empfänger als Schreien interpretiert werden.
- Verzichten Sie auf Ironie: Ironie ist in der Schriftform noch schwerer zu entschlüsseln als in verbaler Form. Verzichten Sie deshalb ganz darauf.
- Seien Sie sparsam mit Links: Setzen Sie diese nur dort ein, wo sie nötig sind, um nicht vom eigentlichen Inhalt abzulenken.
- Verzichten Sie auf Anhänge: Natürlich nur da, wo es möglich ist. Versuchen Sie die wichtigsten Informationen in die E-Mail zu schreiben. Falls Sie auf Anhänge nicht verzichten können, dann achten Sie darauf, dass die Dateigröße nicht zu groß ist. Bitte kontrollieren Sie vor dem Versenden der E-Mail nochmal die angehängten Dokumenten, ob diese wirklich richtig sind.
- Ist die Mail wirklich notwendig?
Dies ist die wichtigste Frage, die Sie sich stellen sollten. Denn oftmals wäre der Griff zum Telefon viel besser. Diese Grafik (Quelle: karrierebibel.de) zeigt sehr gut, warum E-Mails meistens verschickt werden.
Zusätzlich sollten Sie sich auch fragen ob alle Adressaten die E-Mail wirklich benötigen. Als Faustregel gilt: Der, den es (wirklich) angeht, ist der Adressat; wer die Mail nur zur Kenntnis erhalten soll (aber nicht reagieren muss), wird in Kopie (CC) gesetzt, Blindkopien (BCC) sollten Sie nur in Ausnahmefällen versenden – etwa dann, wenn nicht jeder erfahren soll, wer alles den Newsletter bezieht.
Weitere Informationen und den vollständigen Beitrag finden Sie auf: https://karrierebibel.de/e-mail-knigge/
